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Le conseil d’administration, les avocats et le personnel de Siskinds, Desmeules (« Siskinds »), reconnaissent et respectent les informations personnelles de leurs clients et s’efforcent de protéger ces informations contre toute utilisation, conservation ou divulgation non autorisée à des tiers. C’est sur ce principe fondamental que notre cabinet adhère aux règles de conduite professionnelle du Barreau du Québec et du Barreau de l’Ontario concernant la sécurité des informations personnelles de nos clients, aux principes du secret professionnel de l’avocat et, le cas échéant, au privilège de la procédure judiciaire. En outre, la protection des informations personnelles de nos clients est régie par la Politique de confidentialité de Siskinds (la « Politique de confidentialité »), comme suit :

La Politique de confidentialité de Siskinds vous assure, en tant que client actuel ou futur, qu’en retenant nos services pour vous représenter ou représenter votre entreprise, toute l’équipe de Siskinds traitera votre dossier conformément à cette politique, à toute législation fédérale et provinciale applicable, y compris, mais sans s’y limiter, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (« LPRPDE »).

Champ d’application de la Politique de confidentialité

La présente politique de confidentialité régit les informations personnelles collectées auprès du client, d’autres avocats dans le cadre de la représentation du client ou de la fourniture de services juridiques au client, ainsi que des organisations qui disposent d’informations pertinentes et nécessaires pour atteindre l’objectif pour lequel les services de notre cabinet ont été retenus.

Les renseignements personnels sont définis dans la LPRPDE comme étant toute information qui permet d’identifier un individu ou qui lui est attribuable. Cette définition n’englobe pas les renseignements sur une personne qui sont disponibles auprès d’une source publique, comme un annuaire téléphonique, un dossier judiciaire ou un bureau d’enregistrement foncier. Elle n’englobe pas non plus les données agrégées, utilisées à des fins de statistiques et de rapports, à partir desquelles l’identité du client ne peut être déterminée.

Cette Politique de confidentialité s’applique au conseil d’administration de Siskinds, aux partenaires, aux associés, au personnel et aux employés sous contrat. De plus, Siskinds s’assure que tous les prestataires de services tiers signent des ententes de confidentialité avant tout transfert d’informations personnelles d’un client dans le cadre de la fourniture des services pour lesquels Siskinds a été retenu.

Fins de la collecte des informations personnelles

Siskinds collecte les informations personnelles aux fins limitées suivants :

  1. pour représenter le client comme convenu dans le mandat de représentation;
  2. pour établir et maintenir une liste de client aux fins de perception des honoraires, de tenue des dossiers et de statistiques;
  3. pour établir et maintenir des listes de diffusion pour les bulletins d’information, les notifications d’ateliers et de séminaires, ou les mises à jour juridiques que Siskinds estime pouvoir être informatives ou utiles pour le client.

Consentement à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation d’informations personnelles

Lorsqu’un client retient les services de Siskinds, il lui sera demandé de signer un mandat de représentation qui définit l’objectif pour lequel Siskinds a été retenu. En signant ce mandat, le client consent à ce que Siskinds recueille, utilise et divulgue les informations personnelles obtenues dans le but limité pour lequel Siskinds a été retenu, ainsi que dans les buts énumérés ci-dessus.

Siskinds n’utilisera pas les informations personnelles du client à d’autres fins que celles auxquelles le client a consenti, que ce soit par consentement explicite ou implicite. Siskinds ne vend pas, n’échange pas et ne loue pas à des tiers les informations personnelles qu’il obtient de ses clients (c’est-à-dire que Siskinds ne fournirait pas la liste de diffusion de ses clients à un autre cabinet ou entreprise).

Si le client demande des services supplémentaires à Siskinds en plus de ceux prévus dans le mandat initial, le client donne son consentement implicite à ce que Siskinds utilise les informations personnelles déjà détenues ainsi que toute nouvelle information personnelle collectée dans le cadre des services supplémentaires, et aucune signature ne sera requise sur un nouveau mandat ou un mandat modifié.

Sous la LPRPDE et les autres lois provinciales et fédérales, Siskinds peut divulguer les informations personnelles sans le consentement du client :

  • aux autorités gouvernementales ou judiciaires si Siskinds détermine que le client a fourni des informations incorrectes à des fins frauduleuses ou illégales;
  • aux autorités gouvernementales ou judiciaires si les informations sont recueillies dans le cadre d’une enquête criminelle;
  • aux autorités judiciaires si Siskinds détermine qu’il existe un risque de danger imminent de mort ou de blessures graves pour une personne ou un groupe de personnes identifiable;
  • à une tierce personne ou à une organisation si une cour ou un tribunal compétent l’ordonne;
  • aux fins de se défendre contre des allégations de responsabilité pénale ou civile, ou de faute ou d’inconduite professionnelle, formulées par le client ou l’ancien client.

Exactitude des informations personnelles d’un client

Siskinds s’efforce de s’assurer que toutes les informations personnelles fournies par le client et en sa possession, sont exactes, actuelles et complètes pour remplir les objectifs pour lesquels elles ont été collectées, utilisées et conservées dans un dossier actif. Lorsqu’un client notifie que les renseignements personnels doivent être corrigés ou mis à jour, Siskinds apportera les modifications nécessaires au dossier actif du client, le cas échéant.

Les informations personnelles contenues dans des dossiers fermés, ou relatives à des questions résolues du client, ne seront pas activement mises à jour ou maintenues.

Conservation des informations personnelles du client

Siskinds conservera les informations personnelles du client jusqu’à ce le dossier du client soit fermé, ou jusqu’à ce que Siskinds ou le client mette fin au mandat de représentation. Toutes les informations personnelles seront renvoyées au client et seules les informations relatives aux services ou aux litiges pour lesquels Siskinds a été retenu seront conservées dans le dossier une fois celui-ci fermé.

  • Les dossiers fermés sont conservés pendant la période prescrite par la législation fédérale et provinciale pertinente.

Mesures de protection

Siskinds a mis en place un certain nombre de mesures de protection physiques, organisationnelles et technologiques adaptées à la sensibilité des informations personnelles du client, notamment mais non exclusivement :

Physiques

Toutes les rencontres avec des clients sont tenues dans les salles de conférence de Siskinds.

Les dossiers des clients sont conservés dans des classeurs, situés dans des zones dont l’accès est limité au personnel autorisé. Les clients n’ont accès à ces zones que s’ils sont accompagnés par leur avocat ou un employé autorisé de Siskinds.

Les informations hautement sensibles, telles que les informations sur les comptes financiers, les informations sur les successions et les preuves physiques, sont stockées dans une chambre forte ou un meuble fermé à clé, dont l’accès est interdit à toute personne autre que le personnel de Siskinds ayant la plus haute habilitation de sécurité.

Organisationnelles

Seuls les avocats et les employés de Siskinds travaillant sur le dossier du client auront accès aux informations personnelles contenues dans ce dossier.

Toute personne ou organisation tierce est tenue de signer une entente de non-divulgation avant que les informations personnelles du client ne leur soient transférées pour remplir les objectifs pour lesquels Siskinds a été retenu.

Technologique

Siskinds utilise le pare-feu, la protection antivirus et les autres mesures de protection technologiques les plus récentes pour protéger les informations personnelles qui sont conservées sur son réseau informatique. Siskinds a développé et mis en place des protocoles d’utilisation d’internet et du courrier électronique sécuritaire pour ses avocats et ses employés afin de réduire le risque de divulgation accidentelle résultant de virus ou de cookies provenant d’internet.

En ce qui concerne la transmission électronique d’informations personnelles (c’est-à-dire le courrier électronique), il n’existe aucune méthode de transmission ou de stockage des données qui soit totalement sécuritaire. Siskinds utilise toute la sécurité technologique disponible dans la transmission des informations personnelles du client, que ce soit dans le cadre de la communication avec le client, des communications avec les avocats de la partie adverse ou alliée ou des communications avec des prestataires de services tiers. Malgré ces protections technologiques, toutes les transmissions par internet sont susceptibles d’être perdues, mal acheminées, interceptées et utilisées à mauvais escient. C’est pourquoi, dans le cadre du mandat de représentation que le client signe avec Siskinds, le consentement du client sera obtenu pour la transmission d’informations via internet.

Transparence

Siskinds rend disponible ses politiques et procédures de confidentialité concernant le traitement des informations personnelles qu’il recueille pour la durée du mandat de représentation sur le site www.siskinds.com. De même, toute demande de renseignements concernant les pratiques de gestion des renseignements personnels peut être adressée au Responsable de la protection de la vie privée.

Accès à l’information

En vertu de la LPRPDE, une personne a le droit d’accéder aux renseignements personnels détenu à son sujet, sous réserve des exceptions suivantes:

  • Aucun accès ne sera accordé si les informations sont protégées par le secret professionnel de l’avocat ou par le privilège relatif au litige ;
  • Siskinds refusera l’accès si la personne qui demande l’accès ne produit pas une identification suffisante pour vérifier qu’elle est bien la personne au sujet de laquelle l’accès aux informations personnelles est demandé ;
  • Aucun accès ne sera accordé aux informations personnelles qui ne concernent pas la personne qui demande l’accès ;
  • Aucun accès ne sera accordé aux informations qui font partie d’une enquête criminelle ;
  • Aucun accès ne sera accordé si cet accès risque de nuire ou d’interférer avec les activités de maintien de l’ordre et les autres fonctions d’enquête d’un organisme autorisé par la loi à exercer ces fonctions ;
  • Aucun accès ne sera accordé aux informations lorsqu’un tel accès pourrait menacer la vie, la sûreté et la sécurité, y compris la sécurité psychologique, de l’individu qui en fait la demande ;
  • Aucun accès ne sera accordé à l’individu qui est mineur ou mentalement inapte ;
  • Siskinds se réserve le droit de refuser tout accès qu’il juge répétitif, frivole ou vexatoire.

Sur réception d’une demande d’accès écrite, Siskinds s’engage à rendre disponible l’information à la personne qui en fait la demande dans les 60 jours suivants la vérification de l’identité de cette personne.

Dans la mesure du possible, Siskinds fournira les informations demandées à un coût nominal pour la personne concernée. Lorsque les informations demandées sont stockées à l’externe, Siskinds se réserve le droit de faire payer à la personne qui demande l’accès le coût de la récupération de ces informations dans l’installation de stockage externe.

La personne ayant droit d’accès peut contester l’exactitude et l’exhaustivité des informations personnelles se trouvant sous la garde et le contrôle de Siskinds. Siskinds modifiera les informations s’il est démontré qu’il y a une erreur dans les informations personnelles qu’il détient.

Enquêtes sur les plaintes

Le responsable de la protection de la vie privée enquêtera sur toutes les plaintes reçues par écrit concernant le traitement des informations personnelles sous le contrôle de Siskinds. Le plus rapidement possible, le responsable de la protection de la vie privée rendra compte à la personne concernée des résultats de l’enquête et, si la plainte est jugée justifiée, des mesures qui seront prises pour résoudre le problème.

Si la personne n’est pas satisfaite du rapport fourni par le responsable de la protection de la vie privée, ou si elle estime que les mesures correctives prises par Siskinds sont insuffisantes, elle peut adresser une plainte par écrit au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada. L’adresse du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada est fournie ci-dessous sous la rubrique « Liens utiles sur la protection de la vie privée ».

Modifications à la Politique de confidentialité de Siskinds

Cette Politique de confidentialité est en vigueur depuis le 1er janvier 2004. En outre, la présente Politique de confidentialité est susceptible d’être modifiée en fonction de l’évolution de la législation sur la protection de la vie privée et, en particulier, de l’introduction prévue de la législation provinciale sur la protection de la vie privée plus tard en 2004. Le responsable de la protection de la vie privée examinera et révisera cette politique de temps en temps, et la notification de toute modification de cette politique sera affichée sur le site internet de Siskinds, ainsi que dans la brochure de la politique de protection de la vie privée de Siskinds qui sera disponible dans tous les établissements de Siskinds. Toute modification de la Politique de confidentialité s’appliquera aux informations personnelles collectées à partir de la date de publication de la politique de confidentialité révisée sur le site internet de Siskinds.

Coordonnées

Pour toute question concernant l’accès à vos informations personnelles détenues par Siskinds, ou s’il y a une inquiétude sur la manière dont Siskinds collecte, utilise, conserve ou divulgue vos informations personnelles à titre de client de Siskinds, veuillez contacter :

Responsable de la protection de la vie privée

Siskinds LLP

680 Waterloo Street
London, Ontario N6A 3V8

Téléphone : 519. 672.2121
Télécopieur : 519.672.6065

CPO@siskinds.com

Liens utiles sur la protection de la vie privée 

Commissariat à la protection de la vie privée du Canada : https://www.priv.gc.ca/fr/

112 Kent Street

Ottawa, ON, K1A 1H3

Commission d’accès à l’information (Québec) : https://www.cai.gouv.qc.ca/

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